La mayoría de los negocios se acuerda de las copias de seguridad el día que ya es tarde: la computadora no enciende, el archivo de Excel con todas las ventas se dañó o un virus cifró los documentos y pide un rescate. La buena noticia es que proteger tu información no es caro ni complicado. Solo necesitas un método y revisarlo de vez en cuando.
Qué información debes respaldar
Haz una lista de lo que tu negocio no podría reconstruir fácilmente si desapareciera hoy:
- Bases de datos de tus sistemas (ventas, inventario, clientes).
- Hojas de cálculo con registros, precios o cuentas.
- Documentos contables, comprobantes electrónicos y contratos.
- Diseños, fotos de productos y material de marketing.
- Correos importantes y conversaciones con clientes o proveedores.
- Accesos y configuraciones: qué dominio tienes, dónde está alojada tu web, quién administra cada cuenta.
La regla 3-2-1
Es la recomendación más usada en el mundo para no perder datos, y se resume en tres números:
- 3 copias de la información: el original y dos respaldos.
- 2 soportes distintos: por ejemplo, la computadora y un disco externo, o un servidor y un servicio en la nube.
- 1 copia fuera del local: si hay un robo, un incendio o una inundación, la copia que estaba al lado de la computadora también se pierde.
Un ejemplo sencillo para una pyme: los archivos de trabajo en la computadora, una copia automática diaria en un servicio de almacenamiento en la nube y una copia semanal en un disco externo que se guarda en otro lugar.
Cada cuánto hacer copias
La pregunta correcta es: ¿cuánto trabajo estoy dispuesto a perder? Si haces una copia por semana y el problema ocurre el viernes, pierdes casi una semana de información. Para datos que cambian todo el día, como las ventas, lo recomendable es una copia diaria automática; para documentos que cambian poco, puede bastar una copia semanal.
La palabra clave es automática. Las copias que dependen de que alguien se acuerde terminan por no hacerse.
Sincronizar no es lo mismo que respaldar
Muchos creen que tener sus archivos en una carpeta sincronizada con la nube ya es una copia de seguridad. No del todo: si borras un archivo o un virus lo daña, la sincronización copia el daño a la nube. Una copia de seguridad real guarda versiones anteriores que puedes recuperar. Revisa si tu servicio guarda historial de versiones y por cuánto tiempo.
Protege las copias contra virus y accesos indebidos
- El ransomware (virus que cifra tus archivos) también puede cifrar el disco externo si está siempre conectado. Conéctalo solo para hacer la copia.
- Usa contraseñas fuertes y verificación en dos pasos en tus servicios en la nube.
- Si las copias contienen datos de clientes, guárdalas cifradas o en un lugar con acceso restringido. Revisa nuestra guía sobre cómo proteger los datos de tus clientes.
Prueba que puedes recuperar
Una copia que nunca se probó es una promesa, no una garantía. Cada cierto tiempo, intenta restaurar un archivo o una base de datos desde tu respaldo en otra carpeta o equipo. Es la única manera de saber que la copia está completa, que no está dañada y que sabes cómo usarla cuando la necesites.
Y si usas sistemas en la nube
Si tu negocio usa un sistema web, pregunta a tu proveedor:
- ¿Cada cuánto se hacen copias de seguridad de mi información?
- ¿Dónde se guardan y por cuánto tiempo?
- ¿Cuánto tardarían en recuperar mis datos si algo falla?
- ¿Puedo descargar una copia de mi información cuando lo necesite?
En los sistemas que desarrollamos, como Motrix, las copias de seguridad automáticas forman parte del servicio. Si trabajas con otro proveedor, estas preguntas te ayudarán a saber qué tan protegida está tu información.
Plan mínimo para empezar hoy
- Haz la lista de la información crítica de tu negocio.
- Activa una copia automática diaria en la nube con historial de versiones.
- Compra un disco externo y haz una copia semanal que guardes fuera del local.
- Una vez al mes, prueba restaurar un archivo.
- Anota dónde están las copias y cómo se recuperan, para que otra persona pueda hacerlo si tú no estás.